Memoria anual de actividades (II)

Para la realización de la Estadística nacional de los servicios de bomberos publicada por la APTB me vi obligado a consultar decenas de memorias de servicios de bomberos, lo que me permitió comparar y aprender. Incluso después de elaborar muchos gráficos y publicar el trabajo me percaté de los muchos errores cometidos y que comento en este artículo para que  pueda servir de ayuda a quiénes tengan que elaborar una memoria. 

Algunas instituciones contratan una empresa consultora de comunicación para la elaboración de la memoria anual conjunta de todos los departamentos del ayuntamiento o la diputación, por lo que en estos casos apenas nos piden unos pocos datos y gráficos pues tan solo se suele recoger una pequeña parte de las actividades de cada departamento para publicar luego una memoria general de la institución. Esto que puede parecer una gran idea de comunicación a los políticos, creo que es un gran error desde el punto de vista de gestión. 

Así pues, aunque nuestra administración sea poco exigente con la memoria de actividades de nuestro servicio, hemos de ser nosotros quienes intentemos elaborar una memoria o informe de gestión con tanto detalle como sea posible, pues esto nos ayudará enormemente. Para llevar a cabo esta labor voy a aportar algunas sugerencias que creo que pueden resultar de utilidad. 

Algunas recomendaciones

Me permito realizar algunas observaciones con el objetivo de que aquellos que realicen este arduo trabajo de recopilación y exposición de información puedan mejorar algunos detalles para que las memorias sean más fácilmente interpretables por los lectores y por nosotros mismos. 

Formato

Se debe decidir previamente si la edición de la memoria va a ser digital o en papel pues esto condicionará su diseño. Recordemos que la edición digital es mucho más económica y más fácil y barata de divulgar. Si no la vamos a editar en papel podernos elegir el formato apaisado -como se ve en la imagen de la cabecera de Bomberos Madrid- que se verá mejor en el ordenador y en las presentaciones tipo “power point”.

 

 

Terminología

Si usamos algunos términos particulares de nuestro servicio como Incendio nivel, 1, nivel 2 y nivel 3, o fuga de gas pequeña y fuga de gas grande, etc., en algún lugar hemos de explicar en qué consisten estas clasificaciones, o bien en el texto o al pie del gráfico o tabla donde se use esta terminología. 

Mapa o plano

Muchas personas que accedan a leer nuestra memoria no son de nuestra área geográfica (a veces son de otro país) por lo que no conocen los nombres de nuestras comarcas, poblaciones, barrios o distritos de la ciudad, así que cuando pongamos una tabla o gráfico con los nombres de los distritos deberíamos incluir un mapa o plano que identifique la zona, como se ve en la imagen siguiente.

Información básica

Es muy útil recoger al comienzo de la memoria una información básica con los datos de la ciudad, provincia, o CCAA, como población, superficie, densidad, presupuesto municipal, etc., y los ratios más usuales, pues es posible que con cierta frecuencia otros compañeros de otros servicios nos soliciten estos datos o ratios para compararlos con los suyos y será cómodo tenerlos recopilados en las primeras páginas para no tener que ir a buscarlos, si se encuentran desperdigados por todas las páginas. También se pueden incorporar algunos datos económicos o sociológicos de nuestro ámbito territorial como  pirámide de edad, producto interior bruto, número de teléfonos, de banda ancha, de vehículos, distribución del tejido empresarial,  superficie urbana y forestal, número anual de turistas, movimiento anual de pasajeros por trafico aéreo, o ferrocarril, o barco, edad de los edificios, etc. 

Bases (parques)

Incluso los que son de nuestra ciudad pueden no conocer el nombre que damos a nuestras bases o parques. En algunos lugares utilizan números en otros casos nombres propios o bien puntos cardinales. Los parques deben situarse en un mapa con las áreas de actuación que correspondan a cada uno. También deberíamos dar los datos de superficie y población que cubre cada parque. Hay que tener cuidado con estos detalles, la memoria no la hacemos solo para los de nuestra ciudad. 

Totales

Resulta muy útil para el lector que en cada página, gráfico o tabla aparezcan los valores totales, las sumas globales. Suele ser frecuente que una tabla o gráfico de salidas de incendio por mes nos indique el número de salidas de cada mes o de cada día y no aparezca por ninguna parte el número de salidas de todo el año y haya que ir a buscarlo por otras páginas.
 

Texto explicativo

Es conveniente ponerle a cada tabla o gráfico un pequeño texto que explique lo que está viéndose en el gráfico. Esto ayuda mucho a su lectura y comprensión. A nosotros mismos cuando estamos redactando esta información nos ayuda a exponer los datos de una manera clara y también nos puede ayudar a detectar algún error que se haya cometido en la elaboración de los gráficos.
 

Diseño

Tiene gran importancia pues una maquetación atractiva con adecuados colores y gráficos mostrará la información de forma más comprensible. Un diseño homogéneo en los gráficos y una tipografía sencilla y legible, facilitará la interpretación de la información de los gráficos. Hay que huir de los diseños ultra modernos que tienen como eje resaltar la creatividad de los gráficos pues limitan o impiden una fácil visualización de los datos.

    Ejemplo de diseño complejo que dificulta la interpretación 

Gráficos

De este asunto me ocuparé mas profusamente en la tercera parte de este artículo.
 

Fotografías

Si bien unas buenas fotos pueden lograr una portada más atractiva o ilustrar adecuadamente las distintas secciones o apartados, no se debe abusar de las imágenes fotográficas que por lo general son de relleno y apenas aportan información. Algunas memorias anuales, mostrando desde el alcalde y concejal hasta las fotos de grupo de los miembros de cada turno y cada parque (menos los que no fueron el día de la foto), se parecen más a un catálogo de alumnos de un colegio que a una memoria institucional.
 

Conclusión

Una buena memoria nos ayuda a conocer mejor nuestra organización y supone una herramienta de gestión que nos ofrece posibilidades de mejorar: hacer bien lo que hacíamos mal y sobre todo “HACER MEJOR LO QUE HACEMOS BIEN”

 En la tercera parte de este artículo veremos algunas recomendaciones sobre el uso de los gráficos en las memorias de actividades.

Publicado el 31 de agosto de 2015

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Comparación de bombero alemán y español

En la revista XLSemanal que se distribuye como suplemento dominical en los periódicos del grupo Vocento, se publicó en el año 2011 un artículo que comparaba el ejercicio de algunas profesiones en España y Alemania. Entre ellas se examinaban las condiciones de un bombero español, de Murcia, con un bombero alemán, de Berlín. Como algunas personas me han comentado su interés por esta  comparación de decidido incluir esta información en el blog. 

 

Advierto al comienzo del artículo que Modesto Torres el bombero español utilizado en la comparación ha realizado un comentario (al pie) informando que fue objeto de manipulación y dice no ser cierto el salario que se le atribuye. Además no es bombero de Murcia, sino de Cartagena.

No dispongo del artículo entero, tan solo de la portada de ese número de la revista y la página en la que se incluyen las tablas comparativas de los dos bomberos⁽¹⁾. La información es del medio y del periodista. Me limito a reproducirlo.

Evidentemente, llama la atención que en 2011, un subjete de destacamento de la capital de Alemania, con más antigüedad, gane más dinero que un bombero de la capital de Murcia (de Cartagena) (y eso que no han comparado el sueldo por hora de trabajo).

Como sé que a muchos les sienta mal este tipo de comparaciones y no estarán de acuerdo con el contenido del artículo, por distintas razones: porque los datos comparados no son homogéneos, o porque la elección de las ciudades no es representativa, o por cualquier otra causa, pues les ruego que dirijan sus críticas a los autores. Si lo que no gusta es que el bombero español tenga un salario mayor que el alemán propongo dos alternativas: 

1.- hablar con el alcalde de Berlín para que suba el sueldo a sus bomberos.

2.- solicitar al alcalde de Murcia (Cartagena) que baje el salario a sus bomberos. 

No es la primera vez que surge la polémica sobre el salario de los bomberos en España(2). En algunos conflictos laborales en que el responsable político ha hecho público el salario de los bomberos de su institución ha sido inmediatamente desmentido por los sindicatos. Una de las causas de esta discrepancia es que desde las instituciones se expone el salario bruto e incluyen todos los conceptos salariales conteniendo el sueldo base, los complementos de productividad, los pluses de nocturnidad, festividad, horas extras y otros complementos, y desde los sindicatos se habla del salario neto mensual dejando de lado algunos complementos salariales(3).. En todo caso, los ciudadanos se merecen absoluta transparencia en todo lo relativo a la administración pública, lo que también incluye a los sueldos de los funcionarios.

Si alguien dispone del artículo entero y me lo quiere pasar puedo añadirlo en estas páginas.

(1) Las condiciones reflejadas en la tabla no son hoy las mismas que en 2011. Ignoro cuál es la evolución salarial en Alemania, pero en España, desde entonces, se ha reducido el salario de los funcionarios, se les retuvo una paga extra, se han congelado los sueldos y se aumentó la jornada laboral de 35 a 37,5 horas semanales, por lo que el horario anual de 1.512 horas manifestado por el bombero de Murcia en 2011, hoy es manifiestamente ilegal.

(2) En un país tan dispar y heterogeneo como España es imposible establecer comparaciones con otro país europeo. Es verdad que, aunque no todos, en España hay bomberos que ganan más salario que algunos bomberos de Alemania, y de otros países europeos, pero es que algunos bomberos españoles cobran la mitad, o menos, que otros, por lo que es normal que estos se molesten cuando se haga una afirmación absoluta. Lo que no es normal es que se cabreen los que ganan más, pues debería ser motivo de orgullo.

3) Lo que de verdad debiera ser objeto de comparación es el salario/hora que es el auténtico indicador de los costes de personal del servicio en relación con su operatividad.

Publicado el 26 de agosto de 2015

Modificaciones incluídas el 27 de agosto de 2015

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La memoria anual de un servicio público de emergencias (bomberos, protección civil o emergencias sanitarias) es el documento que recoge todos los datos de la actividad del servicio durante un año. La memoria ha de ser mucho más que una recopilación o sucesión de datos de las actividades realizadas con el objetivo de cumplir con una tediosa obligación rutinaria de exponer todo lo que hemos hecho el año anterior y de rendir cuentas de nuestra organización. 

La elaboración de la memoria no solo debe ser un ejercicio de responsabilidad de las administraciones para con sus ciudadanos, sino que ha de ser considerada como una herramienta de gestión de sus directivos por lo que debe abordarse con meticulosidad. Por supuesto, partimos de que ya tenemos un método sistematizado de recogida de datos y de que hemos recolectado adecuadamente todos los datos necesarios para elaborar la memoria (en otros artículos anteriores ya hemos tratado de la importancia de realizar una adecuada recogida de datos y de contar con unas buenas estadísticas). 

Para confeccionar la memoria es importante definir el público objetivo al que va dirigida, pues, en función de los destinatarios la memoria podría tener estructura y contenidos diferentes. 

Lamentablemente muchas memorias anuales de los servicios de emergencias no siguen un patrón por lo que resulta más complicado elaborarlas y muchísimo más difícil comparar sus datos con las memorias de otros servicios. 

Aunque cada organización decide su contenido  estructura en función de sus características e intereses, aquí presento una guía sencilla que puede servir de orientación para elaborar la memoria de una manera más homogénea a los servicios de emergencia. 

Estructura de la memoria

La información a incluir en la memoria debe ser presentada de una manera estructurada que haga más fácil su lectura y comprensión para el público al que está dirigida. Una estructura básica de la memoria debe contener: 

1.- Presentación

Dónde se explique el interés y el objetivo de la elaboración de la memoria y se dé cuenta de algún cambio estratégico importante respecto del año anterior. Suele estar redactado por la autoridad o máximo dirigente, representante de la organización.

2.- Información institucional

Debe incluir de una manera clara y sintética los datos básicos generales del servicio de emergencias en relación con la ciudad, comarca, provincia o comunidad, así como la extensión y población cubierta, la plantilla, el número de intervenciones del año, víctimas mortales, personas salvadas, el presupuesto anual, y algunos ratios calculados entre estas variables (habitantes/plantilla; plantilla/km²; intervenciones/km²; presupuesto/intervención, etc.), que se podrán utilizar como indicadores anuales y nos servirán año tras año, para analizar la evolución del servicio.

3.- Información corporativa

Aquí se ha de recoger la información relativa a la organización interna y los recursos que se gestionan:

-         Plantilla: recoge el organigrama del servicio con la información relativa al personal, distribución de la plantilla, por departamentos, por categorías, por funciones, por edad, por sexo; cambios, altas y bajas producidas, accidentes de trabajo, absentismo, etc.; y tantos datos como quieran exponerse, incluso la tabla salarial, aunque esto se puede recoger en la memoria económica.

-         Instalaciones: infraestructuras, bases, parques, etc.

-         Vehículos: debe contener todos los datos relativos a la flota de vehículos clasificados por tipo, año de matriculación, seguros, kilometraje, ITV, y cuantos datos se quieran reflejar.

4.- Actividades realizadas

En este apartado se incluye toda la información relativa a las actividades llevadas a cabo durante el año. Por lo general se suele hacer por departamentos: Operaciones, Prevención, Formación.

Este capítulo suele ser el que contiene la información más detallada sobre las actividades del servicio. Es una parte sustancial de la memoria en la que se exponen, por lo general, mediante tablas y gráficos las estadísticas anuales de las intervenciones clasificadas por tipos, con tanto detalle como sea posible. Los gráficos más habituales que se incluyen en este apartado son los de las actuaciones o salidas por tipo de alertantes, por tipo de actuación, por base o parque, por mes, por día de la semana, por hora del día, por tipo de lugar, por tipo de edificio, por tipo de afectado, por tipo de afectación, por tiempo de respuesta, por tiempo de intervención, etc., etc. Cuantas más variables se contemplen y se correlacionen entre ellas se podrá obtener información más segregada y completa para el análisis final.

5.- Memoria económica

Esta parte, que suele ser la gran olvidada, debe recoger el presupuesto aprobado ese año (detallado por capítulos: Personal, Gasto corriente, Inversiones, etc.), y si se conoce el dato se puede añadir el presupuesto ejecutado.

También se deberían reflejar los ingresos procedentes de cobro de la tasa municipal o provincial, o de acuerdos, subvenciones, convenios con otras empresas y entidades, así como la aportación de UNESPA o compañías de seguros, o ingresos por otros conceptos.

6.- Análisis

Es la parte más importante de la memoria. Resulta esencial analizar, evaluar y comparar los datos expuestos en los apartados anteriores. Los datos de la memoria en sí mismo no ofrecen información ponderada: dos mil intervenciones al año, no son ni muchas ni pocas si no se corelacionan con otras varaibles como la superficie o la población o las habidas en años anteriores. Un ciudadano no puede saber si un presupuesto de 15 millones de euros, es mucho o poco, pero si le decimos que el coste del servicio es de 40 € anuales por habitante se hará una idea más aproximada, y si aportamos el dato de que la media española es de 30 € por habitante, entonces le estaremos dando información para que sea feliz por entender que su administración le protege mejor que a los demás ciudadanos o se molestará porque su protección le sale más cara que a los contribuyentes de otras ciudades; eso lo tendrá que decidir el ciudadano. Nuestra obligación es facilitarle la información.

 Gráfico con comentarios objetivos de evaluación 

En este apartado es donde se deben incorporar las tablas y gráficos de evolución anual, que nos sirven para detectar nuestros progresos y cambios y actuar en consecuencia. Aquí es donde se ha de reailzar el análisis minucioso y detallado de los indicadores que utilicemos como referencia. También se deben incorporar comentarios desde una perspectiva imparcial que evalúe los resultados y se ofrezcan conclusiones objetivas. Este apartado es el que, desde una perspectiva interna, tiene mayor interés como instrumento de la gestión del servicio público.

7.-Otros

Puede ser interesante, además, recoger otras acciones o eventos, como las apariciones en prensa, las fotografías de las actuaciones más relevantes o de mayor impacto social, las actividades socio-culturales, visitas de personalidades, etc. 

Transparencia

Los ciudadanos deben saber lo que hacemos, dónde lo hacemos, cuántas veces lo hacemos, etc. Les debemos más información sobre nuestra actividad que ellos sostienen con sus impuestos. Y también deben saber cuánto nos gastamos y cómo y en qué se gasta. 

Todas las actividades realizadas por los servicios públicos han de ser transparentes y por lo tanto publicadas para conocimiento de los ciudadanos. Por ello, todos los servicios públicos de las administraciones deberían publicar sus memorias de actividades en sus páginas webs, lo que, a fecha de hoy, ocurre en muy pocos servicios españoles, por lo que hay que felicitar a los que lo hacen

 

 Memoria publicada en la web municipal 

Presentación

Una vez elaborada y presentada la memoria con una estructura tipo, es mucho más fácil realizarla cada año siguiendo el mismo guión. 

Si todas las memorias de los servicios homólogos presentasen sus datos de la misma manera podríamos realizar sencillas comparaciones de los servicios que prestamos.  

 En la segunda parte de este artículo veremos algunas recomendaciones para que las memorias sean más sencillas de entender y de interpretar.

Publicado el 24 de agosto de 2015 
 

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¿Buenos resultados en bomberos y protección civil?

Como todos, los servicios de emergencias trabajamos para producir u obtener unos resultados. Pero, ¿cuáles son estos resultados que se producen con nuestra actividad? ¿cómo los medimos? ¿sabemos si lo hacemos bien? ¿somos buenos haciendo lo que hacemos? ¿quiénes son los mejores?

 

Me temo que depende a quién preguntemos la respuesta será diferente. Si preguntamos a los bomberos de base (asalariados o voluntarios), estoy seguro que la respuesta será que los resultados son excelentes pues muchos tienen la convicción de que la sociedad hace una valoración muy positiva de su trabajo y tiene un gran concepto del bombero, ya sea remunerado o voluntario. Si preguntamos a los mandos y a los jefes, esta respuesta no será tan rotunda ni triunfalista pues como conocedores de la organización y de los resultados desde dentro son conscientes de que hay muchas cosas que podrían ser mejoradas. Así que nos encontraremos con respuestas tal como: muy mal, mal, bien, muy bien, emitidas de forma absolutamente subjetiva en función de la percepción del individuo en base a sus propias creencias de lo que piensa sobre cómo debe de ser la eficacia de un servicio de bomberos o de protección civil. 

Entonces, si los propios actores nos dan respuestas diferentes ¿cómo podemos saber cuál es la respuesta verdadera?

 

¿Cómo medimos los resultados en bomberos y protección civil?

Es sabido que para medir algo hace falta un sistema de medidas. Para saber el peso de algo, necesitamos una báscula, para medir el tiempo, un reloj. Pero el sistema de medidas en sí, solo nos proporciona mediciones absolutas; tomar una medición con la báscula no nos dice si algo pesa poco o mucho, ni contando el tiempo se sabe si un periodo de tiempo es corto o largo. Para evaluar una medición necesitamos algo más, necesitamos referencias, necesitamos puntos de comparación. Para saber si un atleta es rápido no solo necesitamos un cronómetro sino un punto de salida y una meta y un patrón de medida (compararlo con otro). Para evaluar unos resultados son necesarios unos objetivos, unos hitos, unas metas y un patrón de referencia.

 

Al margen de un catálogo genérico de las tareas que desempeñamos, implícitas en el propio nombre de “servicio de extinción de incendios y de salvamento” (otros han incorporado en su nombre “Prevención”) que puede ser entendido como una carta de servicios, y de una declaración de intenciones de prestar un servicio público para proteger y salvar las vidas de los ciudadanos, animales y bienes, e incluso el medio ambiente, los servicios de bomberos no tienen objetivos definidos ni metas concretas que nos permitan medir si el servicio prestado es bueno o malo, rápido o lento, satisfactorio o deplorable, si obtenemos una calificación alta o estamos en un nivel bajo de competencia. Esto mismo es de aplicación para los servicios de protección civil, donde la amplitud de tareas realizadas y la indefinición es aún mayor. 

 

A falta de una Ley que lo regule y desarrolle nos hemos impuesto,  a nosotros mismos (sin preguntar a los ciudadanos, qué es lo que quieren que hagamos para ellos) de forma unilateral, una serie de obligaciones, tareas, funciones que entre nosotros nos comprometemos a cumplir. En esta tesitura  no cabe duda de que somos eficaces, pues cumplimos con lo que nosotros mismos hemos establecido que debemos hacer, pero si no lo hacemos en un tiempo establecido o lo hacemos a cualquier precio no seremos eficientes.

Así pues, lo primero que tendremos que hacer para conocernos bien es realizar una clasificación de nuestras actuaciones y recogerla, apuntarlas, y contarlas. O sea rellenar unos partes y luego elaborar unas estadísticas. Cuanto más minuciosos y más completos sean los datos que recogemos, más precisas serán las estadísticas que elaboremos después y mejor conoceremos nuestra actividad. Y si otros hacen lo mismo y lo miden de la misma manera, como dice José Julián Isturitz⁽¹⁾ en la Conclusión en su Tesis doctoral sobre Atención de Emergencias⁽²⁾ “habremos logrado tener indicadores comparables y entonces podremos establecer comparaciones mediante un sistema comparable cualitativamente”. Esto nos permitirá “aprovechar la globalización para generar competitividad entre administraciones” y “generando una comunidad despierta”.

 

Sin estadísticas no se sabe si hay calidad

Mientras esto no ocurra, mientras no tengamos unas estadísticas unificadas homogéneas y comparables no podremos estar legitimados para manifestar públicamente que lo que hacemos lo hacemos eficientemente. Tan solo podremos realizar declaraciones subjetivas arbitrarias, por lo general bien-intencionadas, pero casi siempre mal-informadas, cuando no deformadas. 

 

 Ejemplos de titulares triunfalistas en la prensa  

 

Eso sí, nadie nos podrá negar ser triunfalistas, ni impedir decir que ¡somos los mejores de nuestro pueblo!

(1)    José Julián Isturitz estuvo en Protección Civil del Gobierno Vasco, fue director de emergencias del Gobierno de Canarias, gerente del Consorcio de Emergencias de Gran Canaria y director general del SEM (servicio sanitario de emergencias de Cataluña). Actualmente es profesor de la UAB -Universitat Autònoma de Barcelona-.

(2)    Tesis doctoral de José Julián Isturitz* “REGULACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE SERVICIOS DE EMERGENCIASY PROTECCIÓN CIVIL: DISEÑO DE UN SISTEMA ASIMÉTRICO, MULTIFUNCIONAL YMULTIFACTORIAL”.

Publicado el 17 de agosto de 2015

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