La
memoria anual de un servicio público de emergencias (bomberos, protección civil
o emergencias sanitarias) es el documento que recoge todos los datos de la
actividad del servicio durante un año. La memoria ha de ser mucho más que una
recopilación o sucesión de datos de las actividades realizadas con el objetivo
de cumplir con una tediosa obligación rutinaria de exponer todo lo que hemos
hecho el año anterior y de rendir cuentas de nuestra organización.
La elaboración de la memoria no
solo debe ser un ejercicio de responsabilidad de las administraciones para con
sus ciudadanos, sino que ha de ser considerada como una herramienta de gestión
de sus directivos por lo que debe abordarse con meticulosidad. Por supuesto,
partimos de que ya tenemos un método sistematizado de recogida de datos y de que
hemos recolectado adecuadamente todos los datos necesarios para elaborar la
memoria (en otros artículos anteriores ya hemos tratado de la importancia de
realizar una adecuada recogida de datos y de contar con unas buenas
estadísticas).
Para confeccionar la memoria es importante definir el
público objetivo al que va dirigida, pues, en función de los destinatarios la
memoria podría tener estructura y contenidos diferentes.
Lamentablemente muchas memorias
anuales de los servicios de emergencias no siguen un patrón por lo que resulta
más complicado elaborarlas y muchísimo más difícil comparar sus datos con las
memorias de otros servicios.
Aunque cada organización decide
su contenido estructura en función de
sus características e intereses, aquí
presento una guía sencilla que puede servir de orientación para elaborar la
memoria de una manera más homogénea a los servicios de emergencia.
Estructura de la memoria
La información a incluir en la memoria debe ser
presentada de una manera estructurada que haga más fácil su lectura y
comprensión para el público al que está dirigida. Una estructura básica de la
memoria debe contener:
1.-
Presentación
Dónde se explique el interés y el objetivo de la
elaboración de la memoria y se dé cuenta de algún cambio estratégico importante
respecto del año anterior. Suele estar redactado por la autoridad o máximo
dirigente, representante de la organización.
2.-
Información institucional
Debe incluir de una manera clara y sintética los datos
básicos generales del servicio de emergencias en relación con la ciudad,
comarca, provincia o comunidad, así como la extensión y población cubierta, la
plantilla, el número de intervenciones del año, víctimas mortales, personas
salvadas, el presupuesto anual, y algunos ratios calculados entre estas
variables (habitantes/plantilla; plantilla/km2; intervenciones/km2;
presupuesto/intervención, etc.), que se podrán utilizar como indicadores
anuales y nos servirán año tras año, para analizar la evolución del
servicio.
3.-
Información corporativa
Aquí se ha de recoger la información relativa a la organización interna y los
recursos que se gestionan:
-
Plantilla: recoge
el organigrama del servicio con la información relativa al personal,
distribución de la plantilla, por departamentos, por categorías, por funciones,
por edad, por sexo; cambios, altas y bajas producidas, accidentes de trabajo, absentismo,
etc.; y tantos datos como quieran exponerse,
incluso la tabla salarial, aunque esto se puede recoger en la memoria
económica.
-
Instalaciones:
infraestructuras, bases, parques, etc.
- Vehículos:
debe contener todos los datos relativos a la flota de
vehículos clasificados por tipo, año de matriculación, seguros, kilometraje,
ITV, y cuantos datos se quieran reflejar.
4.-
Actividades realizadas
En este apartado se incluye toda la información relativa
a las actividades llevadas a cabo durante el año. Por lo general se suele hacer
por departamentos: Operaciones, Prevención, Formación.
Este
capítulo suele ser el que contiene la información más detallada sobre las
actividades del servicio. Es una parte sustancial de la memoria en la que se
exponen, por lo general, mediante tablas y gráficos las
estadísticas anuales de las intervenciones clasificadas por tipos,
con tanto detalle como sea posible.
Los gráficos más habituales que se incluyen en este apartado son los de las actuaciones
o salidas por tipo de alertantes, por tipo de actuación, por base o parque, por
mes, por día de la semana, por hora del día, por tipo de lugar, por tipo de
edificio, por tipo de afectado, por tipo de afectación, por tiempo de
respuesta, por tiempo de intervención, etc., etc. Cuantas más variables se
contemplen y se correlacionen entre ellas se podrá obtener información más
segregada y completa para el análisis final.
5.-
Memoria económica
Esta parte, que suele ser la gran olvidada, debe
recoger el presupuesto aprobado ese año (detallado por
capítulos: Personal, Gasto corriente, Inversiones, etc.), y si se conoce el
dato se puede añadir el presupuesto ejecutado.
También se deberían reflejar los
ingresos procedentes de cobro de la tasa municipal o provincial, o de acuerdos,
subvenciones, convenios con otras empresas y entidades, así como la aportación de UNESPA o compañías de seguros, o ingresos por
otros conceptos.
6.-
Análisis
Es la parte más importante de la memoria. Resulta
esencial analizar, evaluar y comparar los datos expuestos en los apartados
anteriores. Los datos de la memoria en sí mismo no ofrecen información
ponderada: dos mil intervenciones al año, no son ni muchas ni pocas si no se corelacionan con otras varaibles como la superficie o la población o las habidas en años anteriores. Un ciudadano no puede saber si un presupuesto de 15 millones de
euros, es mucho o poco, pero si le decimos que el coste del servicio es de 40 €
anuales por habitante se hará una idea más aproximada, y si aportamos el dato
de que la media española es de 30 € por habitante, entonces le estaremos dando
información para que sea feliz por entender que su administración le protege
mejor que a los demás ciudadanos o se molestará porque su protección le sale
más cara que a los contribuyentes de otras ciudades; eso lo tendrá que
decidir el ciudadano. Nuestra obligación es facilitarle la información.
En este apartado es donde se deben incorporar las tablas
y gráficos de evolución anual, que nos sirven para detectar nuestros progresos
y cambios y actuar en consecuencia. Aquí es donde se ha de reailzar el análisis minucioso y detallado de los indicadores que utilicemos como referencia. También se deben incorporar comentarios
desde una perspectiva imparcial que evalúe los resultados y se ofrezcan
conclusiones objetivas. Este apartado es el que, desde una perspectiva interna, tiene mayor interés como instrumento de la gestión del servicio público.
 |
| Gráfico con comentarios objetivos de evaluación |
7.-Otros
Puede ser interesante, además, recoger otras acciones o
eventos, como las apariciones en prensa, las fotografías de las actuaciones más
relevantes o de mayor impacto social, las actividades socio-culturales, visitas de
personalidades, etc.
Transparencia
Los
ciudadanos deben saber lo que hacemos, dónde lo hacemos, cuántas veces lo
hacemos, etc. Les debemos más información sobre nuestra actividad que ellos
sostienen con sus impuestos. Y también deben saber cuánto nos gastamos y cómo y
en qué se gasta.
Todas
las actividades realizadas por los servicios públicos han de ser transparentes y
por lo tanto publicadas para conocimiento de los ciudadanos. Por ello, todos
los servicios públicos de las administraciones deberían publicar sus memorias
de actividades en sus páginas webs, lo que, a fecha de hoy, ocurre en muy pocos
servicios españoles, por lo que hay que felicitar a los que lo hacen
 |
| Memoria publicada en la web municipal |
Presentación
Una vez elaborada y presentada la memoria con una
estructura tipo, es mucho más fácil realizarla cada año siguiendo el mismo
guión.
Si todas las memorias de los servicios homólogos
presentasen sus datos de la misma manera podríamos realizar sencillas
comparaciones de los servicios que prestamos.
En la segunda parte de este artículo veremos
algunas recomendaciones para que las memorias sean más sencillas de entender y
de interpretar.
Publicado el 24 de agosto de 2015
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