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lunes, 4 de enero de 2016

Urgente y No urgente

Muchos servicios de emergencias españoles, entre ellos bastantes servicios de bomberos, no recogen en sus partes la circunstancia de que una salida, actuación o intervención haya sido urgente o no.
 
 
Creo que la clasificación de las actuaciones  como “Urgente” o “No urgente”  es algo sustancial para un servicio de emergencia. Conocer el número de salidas urgentes es un hecho relevante, imprescindible para poder realizar una gestión adecuada de los recursos públicos. Es cierto que la atribución de la característica de “urgencia” de una salida es algo subjetivo que se decide en el momento en que se produce la demanda del servicio, aunque luego se compruebe que tal urgencia no existía, pero esto no se puede saber con certeza hasta que se realiza la salida.

¿Cuántas son Urgentes?
Por los datos que he manejado, el número de salidas urgentes podría no sobrepasar la tercera parte del total de actuaciones (incluyendo incendios, salvamentos y asistencias técnicas).

Realizar la tipificación de salidas como “Urgentes” y “NO urgentes” podría resultarnos muy útil. En teoría, la existencia de los servicios de emergencia, en particular los servicios de bomberos, se han establecido y organizado mediante el establecimiento de un sistema de medios materiales y personas, movilizable de forma permanente para asistir de forma inmediata a los ciudadanos que puedan estar en peligro, o sea para actuar en situaciones de riesgo manifiesto, con urgencia.  
Las actuaciones no urgentes podrían ser llevadas a cabo por otras entidades sin la urgencia que se les exige a los servicios de emergencia. En realidad, el dimensionamiento de los servicios de emergencia debería planificarse en función de las salidas tipificadas como urgentes, no de aquellas demandas que podamos diferir o programar en el tiempo.
Las estadísticas de los servicios de emergencias deberían hacerse especialmente sobre las actuaciones urgentes, pues ya sabemos que hoy en día muchos servicios de emergencias (incluyendo los servicios de bomberos) camuflan sus estadísticas incluyendo todo tipo de salidas de sus vehículos o personal, en un intento de disimular la caída real del número de intervenciones que se está produciendo, ofreciendo así datos mejorados en sus memorias anuales.
 
El número de salidas o actuaciones
Lógicamente, existe el temor de que si hemos venido utilizando el argumento del crecimiento de las actuaciones para incrementar plantillas y presupuesto, ahora, por la misma razón, se nos reduzca la plantilla o el presupuesto. La lógica me indica que no podemos basar eternamente la planificación de un servicio de emergencia basándonos en una media verdad edulcorada, disimulando que se está reduciendo el número de intervenciones urgentes.
Seguramente, habrá quien piense que con lo que yo estoy proponiendo se pondrá en riesgo el actual número de efectivos, y recursos disponibles. Sí, claro, podría ser así, si nos limitamos a tomar como referencia el número de actuaciones que hemos tenido; dato que intrínsecamente nos dice muy poco, si no tenemos en cuenta, cuántas de las salidas han sido con intervención (aprox. dos terceras partes) o cuántas han sido urgentes (aprox. una tercera parte). Pero, ese es otro problema que habrá que afrontar de otra manera, no camuflando la realidad de nuestros datos.
 
Cambio de mentalidad
El objetivo de los servicios de emergencia es salvar y nuestra referencia debería ser cuánto salvamos y no el número de veces que sacamos a pasear nuestros vehículos por las calles. Claro que esto supondría un cambio de mentalidad que, por lo que parece, pocos servicios están dispuestos a llevar a cabo. Además de contar las veces que salimos, que deberemos seguir haciéndolo, deberemos apuntar lo que hemos salvado. Nuestra mejor referencia y el mejor argumento para apuntalar nuestra necesidad sería que al presentar la memoria de actividades del año anterior pudiésemos decir:
o   Hemos evitado 15 muertes.
o   Salvamos 2.500 millones de euros.
o   Hemos evitado la destrucción de 1.200 puestos de trabajo.
o   Etc., etc.
Queda muy bien, ¿no?; ¿por qué no lo hacemos? 
 
Sí se puede
Un partido político emergente en España dice “Sí se puede”, imitando el lema de la campaña del candidato Barak Obama, a la presidencia de USA: “Yes, we can”. Yo creo que esto se puede. Todo es empezar… ¿no? Apuntadlo como objetivo de mejora para 2016.


martes, 29 de septiembre de 2015

Memoria anual de actividades (IV)

Hemos partido del principio de que una de las razones fundamentales de elaborar la memoria es dar cuenta a los ciudadanos contribuyentes de cuál es la organización que hemos dispuesto para prestarles el servicio, qué actividades realizamos, cómo las realizamos, de qué medios disponemos y cuánto les cuesta. Una vez elaborada nuestra memoria de actividades, analicemos ahora que difusión hemos de realizar. 

Para cumplir con este fin de información, creo lo mejor, considerar que la divulgación de la memoria de actividades forma parte del proceso de transparencia en qué están inmersas las administraciones públicas, desde la aprobación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno  por la que se reconoce y garantiza el acceso a la información y establece las obligaciones de buen gobierno que deben cumplir los responsables públicos así como las consecuencias jurídicas derivadas de su incumplimiento.
 
Información pública
Por una parte hemos de divulgar la memoria como una obligación de información que tiene nuestro servicio público hacia todos los ciudadanos garantizando así el derecho a la información (como dice la Ley de Transparencia). Se trata de una exigencia de responsabilidad para todos los que desarrollamos actividades de relevancia pública. Eso responde a una demanda social de claridad en los asuntos públicos, y no solo en la gestión política, también en la gestión técnica.
 
Difusión Técnica
Y además es importante realizar la máxima difusión técnica a todos aquellos que nos interese que conozcan mejor y con más detalle las actividades que desarrollamos. 

Para lograr la máxima difusión de la memoria se debe repartir profusamente:

- en nuestra administración
- en otras administraciones
- a los servicios homólogos
- a todos aquellos que tengan relación con nuestra actividad
- a las organizaciones de emergencia y protección civil
- a los medios de comunicación
- a las escuelas técnicas y facultades universitaria

Esto producirá una reciprocidad casi automática pues aquellos que hayan recibido nuestra memoria se sentirán comprometidos a enviarnos la suya, de cuyo análisis y comparación podremos obtener alguna enseñanza.

Difusión interna
Pero no solamente hemos de preocuparnos de su divulgación hacia el exterior. Creo que existe un concepto equivocado sobre el término difundir, pensando que es algo que se hace hacia fuera, como si los de dentro no debieran ser informados. 

Creo que los primeros que tienen que saber lo que pasa en nuestra organización son los miembros de la plantilla. Las estadísticas elaboradas con regularidad deberían ocupar un lugar preferente en los tablones de anuncios de bases y parques. Y por supuesto, todos los miembros de la plantilla deberían tener acceso inmediato a todos los datos de la memoria de actividad.
 
 Los datos de los servicios públicos no son secretos, son públicos, pertenecen a los ciudadanos 
No comparto la idea de mantener secretos y ocultos todos los datos de la memoria de actividades del año anterior hasta que el político realice la presentación oficial. Eso supone una utilización política de los datos de un servicio que deben ser públicos en todo momento. Como ya he dicho, considero muy oportuno que los datos estadísticos de la actividad sean divulgados a nivel interno, tan pronto como se obtienen.

Malas prácticas
Hay unas cuantas malas prácticas con las memorias de actividades que debemos evitar:
 
1.- La primera es realizar una memoria que solo nosotros entendemos y que en manos de los ciudadanos no es comprensible.

2.- A veces la entidad titular del servicio, pongamos por caso un ayuntamiento, se limita a poner en su página web un resumen de la memoria que coincide con la nota de prensa que ha entregado  a los medios de comunicación el día que se hacía la presentación oficial de la memoria, con los datos que se querían resaltar. Eso no es ser transparente, es tan solo apariencia de transparencia, o sea un espejismo.
 
3.- No recoger los datos económicos del servicio es uno de los fallos más frecuentes. No es posible realizar una gestión eficiente sino sabemos lo que cuestan a los ciudadanos los servicios que prestamos.
 
4.-Una gran perversión es pensar que los datos que manejamos son propiedad exclusiva del servicio; no es así. Los datos que maneja un servicio público son públicos, naturalmente con las restricciones y cautelas que establezca la LOPD, y por lo tanto hay que procurar que estén accesibles a los ciudadanos. Los datos pertenecen a los ciudadanos. Aunque es todavía más grave considerar que los datos pertenecen al jefe o al político responsable.
 
5.- Claro que lo peor de todo, es no realizar la memoria. Aunque nos pueda parecer extraño, esto es mucho más frecuente de los que algunos pueden pensar, y los responsables ni tan siquiera se sonrojan.

Estamos tan acostumbrados a que nuestras informaciones estén ocultas a la sociedad, que nos parece raro que algunos datos, como nuestros sueldos estén expuestos a los ciudadanos, pero debemos entender que son quienes nos pagan y son ellos los primeros que tienen que saberlo. También las horas extras y/o pluses -si esto fuese público en algunos servicios no se darían algunos abusos (me cuentan que en una capital del sur de España se pagaron 5 millones de euros en horas extras en un año y en otro servicio insular repartieron 2 millones de euros en horas/guardias extras)-. Si los ciudadanos lo supiesen seguro que se atajaban estos despilfarros. 

Conclusión
La información pública, de la que forma parte nuestra memoria de actividades con su recopilación de datos y sus exposiciones, ha de circular libremente por todos los canales, constituyendo un mecanismo no solo de información sino de supervisión y control de nuestra gestión por parte de la sociedad a la que debemos servir. 

 

miércoles, 23 de septiembre de 2015

Memoria anual de actividades (III)

Cuando analizamos una memoria de actividades enseguida nos dirigimos a ver los gráficos que contiene. Aunque los gráficos no constituyan la parte sustantiva de la memoria, ya sea por tendencia o moda, o por rutina o utilidad, lo cierto es que no nos imaginamos una buena memoria sin una gran parte de su información expuesta en forma de gráficos y tablas.

Por esta razón considero oportuno dedicar una parte de este artículo a recoger unas cuantas recomendaciones para el buen uso de los gráficos en la memoria de actividades.

Recomendaciones básicas sobre los gráficos
Los gráficos tienen tanta importancia en la visualización de la información de la memoria que se merece un capítulo aparte. Recojo a continuación algunas consideraciones:

Sencillez
Los gráficos planos sencillos en dos dimensiones se interpretan mejor que los volumétricos o de tres dimensiones. Los gráficos volumétricos con inclinación y perspectiva suelen ser confusos.

Título
Se debe poner un título a cada gráfico que nos informe sobre lo que está representando. Hay que evitar que el título tenga una tipografía, tamaño, color o diseño excesivamente llamativo que nos desoriente. Lo importante es la información que se recoge en el gráfico.

Precisión en el título
A veces en el título del gráfico no se expresa bien a que se refiere la información que contiene. Por ejemplo: el título “Evolución de intervenciones” se podría completar con un subtitulo que indique: Periodo 2010-2015. En otras ocasiones, por ejemplo, en los gráficos de actuaciones en incendio no está bien claro si el gráfico recoge todas las salidas por incendio, si incluye las falsas alarmas, si solo son las actuaciones con intervención o si están incluidas las salidas sin intervención. Para aclarar esto, lo mejor es que se exponga en el titulo y subtitulo del gráfico.

Tipo de gráficos
Es mejor evitar los gráficos de tartas cuando se tienen que representar muchas categorías. En todo, caso, si se usan, recomiendo no usar los gráficos de tartas tridimensionales, engañan a nuestra vista, pues la perspectiva cambia los ángulos, a no ser que deseemos resaltar algo en concreto, como que una categoría supone un porcentaje abrumadoramente mayoritario. Por ejemplo, en el gráfico circular –plano-, el de la izquierda, al 25% que suponen los tipos de servicio mixtos más los voluntarios le corresponde un ángulo de 90 grados de la circunferencia, sin embargo en el gráfico tridimensional, el de la derecha, el mismo 25% aparece representado por un ángulo de 35 grados, mucho menos de la mitad, distorsionando visualmente la realidad.
Valores
Todos los gráficos de barras, tartas, etc., deben mostrar los valores. 

Porcentaje
Es muy útil, incluso para nosotros mismos que además de los valores absolutos indiquemos los porcentajes que representan sobre el total. Este valor relativo, el porcentaje, es mucho más indicativo que el valor absoluto. Por ejemplo en el gráfico de intervenciones por cada base o parque, además del número total de salidas de cada parque representar el porcentaje de cada uno, así se verá claramente quién tiene el 30 % de las salidas y cuál tiene el 3%. 

Tendencia
En los gráficos de evolución puede resultar interesante añadir la línea de tendencia pues nos ofrece una imagen muy visual. 

Asignación de colores
Cuando se usen colores en gráficos de barras o de tartas hemos de procurar que los colores sean bien diferentes y se distingan bien entre ellos, para evitar una confusión visual. Aunque usar tonalidades del mismo color es un recurso de diseño que suele proporcionar elegancia, no es la mejor opción para distinguir los colores entre sí.


Nuestro cerebro a través de la información visual correlaciona los colores y los conceptos. Si en un gráfico usamos el color morado para las víctimas mortales procuraremos que en todos los gráficos las víctimas mortales estén representadas por el color morado. Si usamos el color rojo para los incendios en un gráfico, usaremos siempre el rojo para los incendios.


Fondos
No usar imágenes o fotografías como fondo de los gráficos, que tan solo conseguirán que se vea peor la información representada. 

Tramas
El uso de tramas, puede parecer un alarde creativo pero añadirá confusión a la comprensión de los gráficos. 

Texto
Como ya se ha mencionado, es conveniente que cada gráfico lleve un píe o texto explicativo de lo expresado en el gráfico.

Un ejemplo
En un solo gráfico, obtenido de una memoria real de 2014, vamos a ver algunas de las sugerencias que he mencionado

-          Incluir el total en algún lugar visible. Nos evita tener que ir a otras páginas a buscar esta información.
-          Es mejor que las categorías, en este caso los días de la semana, figuren en el eje correspondiente del gráfico en vez de en una leyenda aparte.
-          Perspectiva en 3D. La inclinación del gráfico nos engaña y falsea la percepción. Si no leemos los valores puede parecer que los miércoles hay más salidas que los sábados pues si trazamos una línea horizontal (en amarillo), el cilindro que representa los miércoles está más arriba que el de los sábados.
-          Incluir los porcentajes. Por ejemplo en el gráfico al comparar los porcentajes de del lunes y el domingo vemos que apenas hay un 1,7 por ciento de diferencia, sin embargo visualmente parece que los lunes hay más del doble de salidas que los domingos, lo cual no es cierto.
-          Valores desde cero, Cuando los ejes sobre los que se representan los valores, no comienzan en cero, como ocurre en este gráfico la vista nos juega una mala pasada y nos hace ver grandes diferencias donde apenas las hay. En este caso no existe una diferencia del 2% entre los dos extremos y sin embargo parece que hay diferencias superiores al 100%.


Conclusión
Unos gráficos sencillos con información completa nos ayuda a comprender mejor y más rápidamente la información que contienen. 


martes, 1 de septiembre de 2015

Memoria anual de actividades (II)

Para la realización de la Estadística nacional de los servicios de bomberos publicada por la APTB me vi obligado a consultar decenas de memorias de servicios de bomberos, lo que me permitió comparar y aprender. Incluso después de elaborar muchos gráficos y publicar el trabajo me percaté de los muchos errores cometidos y que comento en este artículo para que  pueda servir de ayuda a quiénes tengan que elaborar una memoria. 

Algunas instituciones contratan una empresa consultora de comunicación para la elaboración de la memoria anual conjunta de todos los departamentos del ayuntamiento o la diputación, por lo que en estos casos apenas nos piden unos pocos datos y gráficos pues tan solo se suele recoger una pequeña parte de las actividades de cada departamento para publicar luego una memoria general de la institución. Esto que puede parecer una gran idea de comunicación a los políticos, creo que es un gran error desde el punto de vista de gestión. 

Así pues, aunque nuestra administración sea poco exigente con la memoria de actividades de nuestro servicio, hemos de ser nosotros quienes intentemos elaborar una memoria o informe de gestión con tanto detalle como sea posible, pues esto nos ayudará enormemente. Para llevar a cabo esta labor voy a aportar algunas sugerencias que creo que pueden resultar de utilidad. 

Algunas recomendaciones
Me permito realizar algunas observaciones con el objetivo de que aquellos que realicen este arduo trabajo de recopilación y exposición de información puedan mejorar algunos detalles para que las memorias sean más fácilmente interpretables por los lectores y por nosotros mismos. 

Formato
Se debe decidir previamente si la edición de la memoria va a ser digital o en papel pues esto condicionará su diseño. Recordemos que la edición digital es mucho más económica y más fácil y barata de divulgar. Si no la vamos a editar en papel podernos elegir el formato apaisado -como se ve en la imagen de la cabecera de Bomberos Madrid- que se verá mejor en el ordenador y en las presentaciones tipo “power point”.
 
 
Terminología
Si usamos algunos términos particulares de nuestro servicio como Incendio nivel, 1, nivel 2 y nivel 3, o fuga de gas pequeña y fuga de gas grande, etc., en algún lugar hemos de explicar en qué consisten estas clasificaciones, o bien en el texto o al pie del gráfico o tabla donde se use esta terminología. 

Mapa o plano
Muchas personas que accedan a leer nuestra memoria no son de nuestra área geográfica (a veces son de otro país) por lo que no conocen los nombres de nuestras comarcas, poblaciones, barrios o distritos de la ciudad, así que cuando pongamos una tabla o gráfico con los nombres de los distritos deberíamos incluir un mapa o plano que identifique la zona, como se ve en la imagen siguiente.

Información básica
Es muy útil recoger al comienzo de la memoria una información básica con los datos de la ciudad, provincia, o CCAA, como población, superficie, densidad, presupuesto municipal, etc., y los ratios más usuales, pues es posible que con cierta frecuencia otros compañeros de otros servicios nos soliciten estos datos o ratios para compararlos con los suyos y será cómodo tenerlos recopilados en las primeras páginas para no tener que ir a buscarlos, si se encuentran desperdigados por todas las páginas. También se pueden incorporar algunos datos económicos o sociológicos de nuestro ámbito territorial como  pirámide de edad, producto interior bruto, número de teléfonos, de banda ancha, de vehículos, distribución del tejido empresarial,  superficie urbana y forestal, número anual de turistas, movimiento anual de pasajeros por trafico aéreo, o ferrocarril, o barco, edad de los edificios, etc. 
Bases (parques)
Incluso los que son de nuestra ciudad pueden no conocer el nombre que damos a nuestras bases o parques. En algunos lugares utilizan números en otros casos nombres propios o bien puntos cardinales. Los parques deben situarse en un mapa con las áreas de actuación que correspondan a cada uno. También deberíamos dar los datos de superficie y población que cubre cada parque. Hay que tener cuidado con estos detalles, la memoria no la hacemos solo para los de nuestra ciudad. 
Totales
Resulta muy útil para el lector que en cada página, gráfico o tabla aparezcan los valores totales, las sumas globales. Suele ser frecuente que una tabla o gráfico de salidas de incendio por mes nos indique el número de salidas de cada mes o de cada día y no aparezca por ninguna parte el número de salidas de todo el año y haya que ir a buscarlo por otras páginas.
 
Texto explicativo
Es conveniente ponerle a cada tabla o gráfico un pequeño texto que explique lo que está viéndose en el gráfico. Esto ayuda mucho a su lectura y comprensión. A nosotros mismos cuando estamos redactando esta información nos ayuda a exponer los datos de una manera clara y también nos puede ayudar a detectar algún error que se haya cometido en la elaboración de los gráficos.
 
Diseño
Tiene gran importancia pues una maquetación atractiva con adecuados colores y gráficos mostrará la información de forma más comprensible. Un diseño homogéneo en los gráficos y una tipografía sencilla y legible, facilitará la interpretación de la información de los gráficos. Hay que huir de los diseños ultra modernos que tienen como eje resaltar la creatividad de los gráficos pues limitan o impiden una fácil visualización de los datos.
    Ejemplo de diseño complejo que dificulta la interpretación 
Gráficos
De este asunto me ocuparé mas profusamente en la tercera parte de este artículo.
 
Fotografías
Si bien unas buenas fotos pueden lograr una portada más atractiva o ilustrar adecuadamente las distintas secciones o apartados, no se debe abusar de las imágenes fotográficas que por lo general son de relleno y apenas aportan información. Algunas memorias anuales, mostrando desde el alcalde y concejal hasta las fotos de grupo de los miembros de cada turno y cada parque (menos los que no fueron el día de la foto), se parecen más a un catálogo de alumnos de un colegio que a una memoria institucional.
 
Conclusión
Una buena memoria nos ayuda a conocer mejor nuestra organización y supone una herramienta de gestión que nos ofrece posibilidades de mejorar: hacer bien lo que hacíamos mal y sobre todo “HACER MEJOR LO QUE HACEMOS BIEN”


 En la tercera parte de este artículo veremos algunas recomendaciones sobre el uso de los gráficos en las memorias de actividades.