Para
la realización de la Estadística nacional de los servicios de bomberos
publicada por la APTB me vi obligado a consultar decenas de memorias de
servicios de bomberos, lo que me permitió comparar y aprender. Incluso después
de elaborar muchos gráficos y publicar el trabajo me percaté de los muchos
errores cometidos y que comento en este artículo para que pueda servir de
ayuda a quiénes tengan que elaborar una memoria.
Algunas instituciones contratan
una empresa consultora de comunicación para la elaboración de la memoria anual
conjunta de todos los departamentos del ayuntamiento o la diputación, por lo
que en estos casos apenas nos piden unos pocos datos y gráficos pues tan solo
se suele recoger una pequeña parte de las actividades de cada departamento para
publicar luego una memoria general de la institución. Esto que puede parecer
una gran idea de comunicación a los políticos, creo que es un gran error desde el punto de vista de gestión.
Así pues, aunque nuestra
administración sea poco exigente con la memoria de actividades de nuestro
servicio, hemos de ser nosotros quienes intentemos elaborar una memoria o
informe de gestión con tanto detalle como sea posible, pues esto nos ayudará
enormemente. Para llevar a cabo esta labor voy a aportar algunas sugerencias
que creo que pueden resultar de utilidad.
Algunas recomendaciones
Me permito realizar algunas
observaciones con el objetivo de que aquellos que realicen este arduo trabajo
de recopilación y exposición de información puedan mejorar algunos detalles
para que las memorias sean más fácilmente interpretables por los lectores y por
nosotros mismos.
Formato
Se debe decidir previamente si la
edición de la memoria va a ser digital o en papel pues esto condicionará su
diseño. Recordemos que la edición digital es mucho más económica y más fácil y
barata de divulgar. Si no la vamos a editar en papel podernos elegir el formato
apaisado -como se ve en la imagen de la cabecera de Bomberos Madrid- que se verá mejor en el ordenador y en las presentaciones tipo “power
point”.
Terminología
Si usamos algunos términos particulares de nuestro
servicio como Incendio nivel, 1, nivel 2 y nivel 3, o fuga de gas pequeña y
fuga de gas grande, etc., en algún lugar hemos de explicar en qué consisten
estas clasificaciones, o bien en el texto o al pie del gráfico o tabla donde se
use esta terminología.
Mapa o plano
Muchas personas que accedan a leer
nuestra memoria no son de nuestra área geográfica (a veces son de otro país)
por lo que no conocen los nombres de nuestras comarcas, poblaciones, barrios o
distritos de la ciudad, así que cuando pongamos una tabla o gráfico con los
nombres de los distritos deberíamos incluir un mapa o plano que identifique la
zona, como se ve en la imagen siguiente.
Información
básica
Es muy útil recoger al comienzo de la memoria una
información básica con los datos de la ciudad, provincia, o CCAA, como
población, superficie, densidad, presupuesto municipal, etc., y los ratios más
usuales, pues es posible que con cierta frecuencia otros compañeros de otros
servicios nos soliciten estos datos o ratios para compararlos con los suyos y
será cómodo tenerlos recopilados en las primeras páginas para no tener que ir a
buscarlos, si se encuentran desperdigados por todas las páginas. También se
pueden incorporar algunos datos económicos o sociológicos de nuestro ámbito
territorial como pirámide de edad, producto interior bruto, número de teléfonos, de banda ancha, de vehículos, distribución del tejido empresarial, superficie urbana y forestal, número anual de turistas, movimiento anual de pasajeros por trafico aéreo, o ferrocarril, o barco, edad de los edificios, etc.
Incluso los que son de nuestra
ciudad pueden no conocer el nombre que damos a nuestras bases o parques. En
algunos lugares utilizan números en otros casos nombres propios o bien puntos
cardinales. Los parques deben situarse en un mapa con las áreas de actuación
que correspondan a cada uno. También deberíamos dar los datos de superficie y
población que cubre cada parque. Hay que tener cuidado con estos detalles, la memoria
no la hacemos solo para los de nuestra ciudad.
Resulta muy útil para el lector que
en cada página, gráfico o tabla aparezcan los valores totales, las sumas
globales. Suele ser frecuente que una tabla o gráfico de salidas de incendio
por mes nos indique el número de salidas de cada mes o de cada día y no
aparezca por ninguna parte el número de salidas de todo el año y haya que ir a
buscarlo por otras páginas.
Texto explicativo
Es conveniente ponerle a cada tabla
o gráfico un pequeño texto que explique lo que está viéndose en el gráfico.
Esto ayuda mucho a su lectura y comprensión. A nosotros mismos cuando estamos
redactando esta información nos ayuda a exponer los datos de una manera clara y
también nos puede ayudar a detectar algún error que se haya cometido en la
elaboración de los gráficos.
Diseño
Tiene gran importancia pues una maquetación atractiva con
adecuados colores y gráficos mostrará la información de forma más comprensible.
Un diseño homogéneo en los gráficos y una tipografía sencilla y legible,
facilitará la interpretación de la información de los gráficos. Hay que huir de
los diseños ultra modernos que tienen como eje resaltar la creatividad de los
gráficos pues limitan o impiden una fácil visualización de los datos.
 |
| Ejemplo de diseño complejo que dificulta la interpretación |
De este asunto me ocuparé mas profusamente en la tercera
parte de este artículo.
Fotografías
Si bien unas buenas fotos pueden lograr una portada más atractiva
o ilustrar adecuadamente las distintas secciones o apartados, no se debe abusar
de las imágenes fotográficas que por lo general son de relleno y apenas aportan
información. Algunas memorias anuales, mostrando desde el alcalde y concejal
hasta las fotos de grupo de los miembros de cada turno y cada parque (menos los
que no fueron el día de la foto), se parecen más a un catálogo de alumnos de un
colegio que a una memoria institucional.
Conclusión
Una
buena memoria nos ayuda a conocer mejor nuestra organización y supone una
herramienta de gestión que nos ofrece posibilidades de mejorar: hacer bien lo
que hacíamos mal y sobre todo “HACER
MEJOR LO QUE HACEMOS BIEN”
En la tercera parte de este artículo veremos
algunas recomendaciones sobre el uso de los gráficos en las memorias de
actividades.
Publicado el 31 de agosto de 2015
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