Memoria anual de actividades (I)

La memoria anual de un servicio público de emergencias (bomberos, protección civil o emergencias sanitarias) es el documento que recoge todos los datos de la actividad del servicio durante un año. La memoria ha de ser mucho más que una recopilación o sucesión de datos de las actividades realizadas con el objetivo de cumplir con una tediosa obligación rutinaria de exponer todo lo que hemos hecho el año anterior y de rendir cuentas de nuestra organización. 

La elaboración de la memoria no solo debe ser un ejercicio de responsabilidad de las administraciones para con sus ciudadanos, sino que ha de ser considerada como una herramienta de gestión de sus directivos por lo que debe abordarse con meticulosidad. Por supuesto, partimos de que ya tenemos un método sistematizado de recogida de datos y de que hemos recolectado adecuadamente todos los datos necesarios para elaborar la memoria (en otros artículos anteriores ya hemos tratado de la importancia de realizar una adecuada recogida de datos y de contar con unas buenas estadísticas). 

Para confeccionar la memoria es importante definir el público objetivo al que va dirigida, pues, en función de los destinatarios la memoria podría tener estructura y contenidos diferentes. 

Lamentablemente muchas memorias anuales de los servicios de emergencias no siguen un patrón por lo que resulta más complicado elaborarlas y muchísimo más difícil comparar sus datos con las memorias de otros servicios. 

Aunque cada organización decide su contenido  estructura en función de sus características e intereses, aquí presento una guía sencilla que puede servir de orientación para elaborar la memoria de una manera más homogénea a los servicios de emergencia. 

Estructura de la memoria

La información a incluir en la memoria debe ser presentada de una manera estructurada que haga más fácil su lectura y comprensión para el público al que está dirigida. Una estructura básica de la memoria debe contener: 

1.- Presentación

Dónde se explique el interés y el objetivo de la elaboración de la memoria y se dé cuenta de algún cambio estratégico importante respecto del año anterior. Suele estar redactado por la autoridad o máximo dirigente, representante de la organización.

2.- Información institucional

Debe incluir de una manera clara y sintética los datos básicos generales del servicio de emergencias en relación con la ciudad, comarca, provincia o comunidad, así como la extensión y población cubierta, la plantilla, el número de intervenciones del año, víctimas mortales, personas salvadas, el presupuesto anual, y algunos ratios calculados entre estas variables (habitantes/plantilla; plantilla/km²; intervenciones/km²; presupuesto/intervención, etc.), que se podrán utilizar como indicadores anuales y nos servirán año tras año, para analizar la evolución del servicio.

3.- Información corporativa

Aquí se ha de recoger la información relativa a la organización interna y los recursos que se gestionan:

-         Plantilla: recoge el organigrama del servicio con la información relativa al personal, distribución de la plantilla, por departamentos, por categorías, por funciones, por edad, por sexo; cambios, altas y bajas producidas, accidentes de trabajo, absentismo, etc.; y tantos datos como quieran exponerse, incluso la tabla salarial, aunque esto se puede recoger en la memoria económica.

-         Instalaciones: infraestructuras, bases, parques, etc.

-         Vehículos: debe contener todos los datos relativos a la flota de vehículos clasificados por tipo, año de matriculación, seguros, kilometraje, ITV, y cuantos datos se quieran reflejar.

4.- Actividades realizadas

En este apartado se incluye toda la información relativa a las actividades llevadas a cabo durante el año. Por lo general se suele hacer por departamentos: Operaciones, Prevención, Formación.

Este capítulo suele ser el que contiene la información más detallada sobre las actividades del servicio. Es una parte sustancial de la memoria en la que se exponen, por lo general, mediante tablas y gráficos las estadísticas anuales de las intervenciones clasificadas por tipos, con tanto detalle como sea posible. Los gráficos más habituales que se incluyen en este apartado son los de las actuaciones o salidas por tipo de alertantes, por tipo de actuación, por base o parque, por mes, por día de la semana, por hora del día, por tipo de lugar, por tipo de edificio, por tipo de afectado, por tipo de afectación, por tiempo de respuesta, por tiempo de intervención, etc., etc. Cuantas más variables se contemplen y se correlacionen entre ellas se podrá obtener información más segregada y completa para el análisis final.

5.- Memoria económica

Esta parte, que suele ser la gran olvidada, debe recoger el presupuesto aprobado ese año (detallado por capítulos: Personal, Gasto corriente, Inversiones, etc.), y si se conoce el dato se puede añadir el presupuesto ejecutado.

También se deberían reflejar los ingresos procedentes de cobro de la tasa municipal o provincial, o de acuerdos, subvenciones, convenios con otras empresas y entidades, así como la aportación de UNESPA o compañías de seguros, o ingresos por otros conceptos.

6.- Análisis

Es la parte más importante de la memoria. Resulta esencial analizar, evaluar y comparar los datos expuestos en los apartados anteriores. Los datos de la memoria en sí mismo no ofrecen información ponderada: dos mil intervenciones al año, no son ni muchas ni pocas si no se corelacionan con otras varaibles como la superficie o la población o las habidas en años anteriores. Un ciudadano no puede saber si un presupuesto de 15 millones de euros, es mucho o poco, pero si le decimos que el coste del servicio es de 40 € anuales por habitante se hará una idea más aproximada, y si aportamos el dato de que la media española es de 30 € por habitante, entonces le estaremos dando información para que sea feliz por entender que su administración le protege mejor que a los demás ciudadanos o se molestará porque su protección le sale más cara que a los contribuyentes de otras ciudades; eso lo tendrá que decidir el ciudadano. Nuestra obligación es facilitarle la información.

 Gráfico con comentarios objetivos de evaluación 

En este apartado es donde se deben incorporar las tablas y gráficos de evolución anual, que nos sirven para detectar nuestros progresos y cambios y actuar en consecuencia. Aquí es donde se ha de reailzar el análisis minucioso y detallado de los indicadores que utilicemos como referencia. También se deben incorporar comentarios desde una perspectiva imparcial que evalúe los resultados y se ofrezcan conclusiones objetivas. Este apartado es el que, desde una perspectiva interna, tiene mayor interés como instrumento de la gestión del servicio público.

7.-Otros

Puede ser interesante, además, recoger otras acciones o eventos, como las apariciones en prensa, las fotografías de las actuaciones más relevantes o de mayor impacto social, las actividades socio-culturales, visitas de personalidades, etc. 

Transparencia

Los ciudadanos deben saber lo que hacemos, dónde lo hacemos, cuántas veces lo hacemos, etc. Les debemos más información sobre nuestra actividad que ellos sostienen con sus impuestos. Y también deben saber cuánto nos gastamos y cómo y en qué se gasta. 

Todas las actividades realizadas por los servicios públicos han de ser transparentes y por lo tanto publicadas para conocimiento de los ciudadanos. Por ello, todos los servicios públicos de las administraciones deberían publicar sus memorias de actividades en sus páginas webs, lo que, a fecha de hoy, ocurre en muy pocos servicios españoles, por lo que hay que felicitar a los que lo hacen

 

 Memoria publicada en la web municipal 

Presentación

Una vez elaborada y presentada la memoria con una estructura tipo, es mucho más fácil realizarla cada año siguiendo el mismo guión. 

Si todas las memorias de los servicios homólogos presentasen sus datos de la misma manera podríamos realizar sencillas comparaciones de los servicios que prestamos.  

 En la segunda parte de este artículo veremos algunas recomendaciones para que las memorias sean más sencillas de entender y de interpretar.

Publicado el 24 de agosto de 2015 
 

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Memoria anual de actividades (II) Recomendaciones

Memoria anual de actividades (III) Gráficos

Memoria anual de actividades (IV) Divulgación

Parte de actuación (I)

La competencia de investigar incendios

Nuevo paradigma en emergencias

Parte de actuación (I)

 

 El artículo "La competencia de investigar incendios" acababa concluyendo que se debe realizar una inspección meticulosa al escenario del incendio para saber bien lo que ha pasado, y obtener toda la información necesaria, de quién corresponda, para rellenar con precisión y veracidad todas las casillas del parte de actuación. En esta entrada del blog propongo algunas pautas para mejorar los partes de actuación elaborados por los servicios de bomberos y emergencias.⁽¹⁾  
 

El espíritu con el que se rellena el parte de actuación suele estar más centrado en lo que nos pasa a nosotros que en lo que les pasa a los ciudadanos; el resultado es un parte muy endogámico-corporativo, casi todos los datos se refieren a nuestra actuación: nuestros vehículos, nuestro personal, nuestros materiales, nuestra forma de actuar, etc., olvidando que el objeto de nuestra actuación son los ciudadanos. Apenas recogemos datos sobre los ciudadanos que han sido víctimas de un siniestro, ni sobre lo que les ha pasado. La estadística actual que solemos elaborar está más dirigida a conocer nuestra actividad interna que a conocer el servicio que prestamos a los ciudadanos. 

A continuación realizo algunas consideraciones sobre los partes de intervención. 

Actuaciones urgentes y no urgentes

El concepto de “urgente” es evidente subjetivo por lo que ha de ser tipificado en el mismo momento de la recepción de la llamada. Aunque la calificación urgente puede haberse realizado de forma protocolaria es decir de forma previa, por ejemplo: todos los incendios serán urgentes; estaría bien revisarlo pues por ejemplo, podría darse el caso de asistir a un incendio ya extinguido con lo cual la salida no sería urgente. Esta tipificación de la urgencia es sumamente importante. La existencia del servicio de bomberos y su organización mediante un sistema de materiales y personas acuarteladas de forma permanente se debe a la necesidad de asistir de forma urgente a los ciudadanos que puedan estar en peligro, o sea de actuar en situaciones con urgencia. Las actuaciones no urgentes podrían ser llevadas a cabo por otras entidades sin la urgencia que se le exige al servicio de bomberos. En realidad, el dimensionamiento del servicio de bomberos debería planificarse en función de las salidas tipificadas como urgentes, no de aquellas demandas que podamos diferir o programar en el tiempo. También debería elaborarse una estadística referida en exclusiva a las actuaciones urgentes.

Actuaciones con y sin intervención. Falsa alarma.

Se debe establecer con precisión en el parte las actuaciones que han sido “con” o “sin” intervención no confundiendo las actuaciones sin intervención con las falsas alarmas. 

Muchas veces no se tiene claro qué es una falsa alarma. Por dar una definición sencilla podemos decir que ocurre una falsa alarma cuando la alerta o llamada que nos moviliza no se corresponde con un incidente que debamos atender.  

Veamos algunos ejemplos:

1.- Si nos llaman para apagar un incendio de un contenedor de basuras y si cuando llegamos el contenedor incendiado ya se ha apagado (solo o por alguien) no es una falsa alarma. El incendio se ha producido de verdad y en el Parte deberemos poner: Incendio sin intervención.

2.- Si nos llaman por un incendio de matorrales para su extinción y cuando llegamos nos informan que se trata de una quema controlada y autorizada, entonces, sí es una falsa alarma; no se trataba de un incendio sino de un fuego (recordemos la definición básica de incendio).

3.- Si nos llaman para rescatar a unas personas de un ascensor y cuando llegamos las personas ya han salido del ascensor, no es una falsa alarma, pues el hecho de quedar atrapados se produjo;  se trata de de una actuación sin intervención.

4.- Si nos llaman por que se ha avistado el humo de un incendio en una instalación agrícola y cuando llegamos se trata de polvo por la manipulación de productos agrícolas (gramíneas) entonces se trata de una falsa alarma. 

Seguro que a los lectores se les ocurren muchos más casos. 

 

Clasificación de siniestros

A falta de otro criterio mejor normalizado propongo para la clasificación de actuaciones seguir los criterios establecidos en el Parte Unificado de Actuación –PUA- regulado en el Real Decreto 1053/1985 de 25 de mayo sobre la ordenación de la estadística de los servicios contra incendios y de salvamento o al menos criterios muy similares. Así podremos comparar nuestras estadísticas y nuestras memorias con las de otros servicios, pues de otra forma no podremos comparar apenas datos. 

Debería iniciarse una revisión de la tipificación de los siniestros y las intervenciones para aclarar alguna de ellas, y crear algunas nuevas que hace años no venían clasificadas (avispa asiática), pero no parece que por el momento se vaya a hacer esto con carácter nacional. 

En el citado Real Decreto de ámbito nacional, se atribuye la función de la “recogida de los datos del siniestro o intervención al servicio de bomberos competente en el lugar de actuación y se otorga la autoridad a este para recabar la información de otros servicios públicos y privados que hubieren participado en la actuación”. Se debe ejercer  esta autoridad para que los partes no queden incompletos.  

Lugar del siniestro

Casi nunca se da información sobre el lugar del edificio dónde ha ocurrido el incidente, hay poca precisión detallando el espacio, hueco o habitación de la casa donde se ha originado o actuado. 

Se debe obtener la máxima información sobre el siniestro, sus circunstancias (la ignición, la propagación y el lugar donde se ha producido) y sus afectados para poder elaborar estadísticas sobre la atención a los ciudadanos.

Víctimas

Por lo general, no se recoge información de las víctimas. Son muy pocas las actuaciones en las que nos encontramos victimas heridas y mucho menos fallecidas por lo cual la recogida de estos datos no supone un gran esfuerzo adicional, tan solo hemos de preocuparnos de registrar si ha habido víctimas, su número y que ha ocurrido con ellas. Además, se puede y se debería recabar toda la información necesaria a los otros servicios públicos o privados intervinientes. En la segunda parte de este artículo veremos qué datos hemos de recoger de las víctimas. 

Daños del siniestro

Este apartado no se suele rellenar, aunque puede ser de extrema utilidad a los ciudadanos que han sufrido un siniestro cuando tengan que afrontar o realizar alguna reclamación (propia o ajena) a las compañías de seguros o a terceros. Rellenar este dato supondrá un gran servicio a los ciudadanos.

Supervisión

No suele haber una revisión exhaustiva del parte y de su contenido por parte de los mandos supervisores,  lo que no motiva para que se completen adecuadamente. 

Con la lectura del parte, en pocas ocasiones se sabe con detalle lo que ha ocurrido y como se ha actuado. Se presenta la incongruencia de que muchos de los datos que no se han recogido en el parte se pueden leer en la prensa al día siguiente. 

Otros datos relevantes que deben recogerse en los partes

Otro dato relevante y con una carga humana importante es el de las personas salvadas por la intervención del servicio de bomberos y que de no haber sido rescatadas hubiesen sufrido graves consecuencias o la muerte. Este dato podría ser muy útil para exponer ante los ciudadanos los resultados de nuestro trabajo y la necesidad de nuestra actividad. Tampoco se recogen datos sobre el número de personas evacuadas en los incendios de edificios o en otras actuaciones. 

Información gráfica

La mayoría de los partes debería documentarse con imágenes fotográficas adjuntas al parte. Muchas veces es cierto que una imagen vale más que mil palabras. Estas imágenes pueden ayudar al jefe de la salida a elaborar el parte y al mando supervisor a conocer mejor los pormenores del incidente y de la intervención. 

Relaciones institucionales

Se deben mejorar las relaciones institucionales con los otros servicios públicos o privados intervinientes y establecer contactos fluidos para recabar información adicional para nuestros partes.

Transparencia

La adecuada y más completa cumplimentación del parte de intervención podría enmarcarse dentro de una política informativa y transparente a los ciudadanos.

Toda esta información tratada o sea las estadísticas elaboradas con los partes no solo deben hacerse públicas a toda la plantilla sino que debe hacerse accesible a los ciudadanos a través de la página web municipal y las redes sociales.

 

CONCLUSIONES

Tras las observaciones anteriores me permito enumerar un listado de propuestas que hemos de recoger y que nos ayudarán a mejorar los partes:

Con carácter general

-          Si se trata de una actuación Urgente.

-          Si ha sido una FALSA ALARMA (movilización para una intervención que no era real)
-          Si es: CON o SIN intervención.
-          Recoger la distancia recorrida desde el parque al lugar de intervención (podría ser automático).
-          Identificar el día de la semana en que ocurre la intervención (esto debería ser automático por parte de sistema informático).
-          Identificar el tipo de día: Laborable, festivo y víspera de fiesta (esto debería ser automático por parte de sistema informático).
-          Mejor clasificación e identificación del lugar al que se ha ido a prestar el servicio: Monte, Campo, carretera, vía pública, calle, finca, etc.
-          Identificación del edificio en el que se produce la intervención: Uso, altura del edificio, planta o altura en el que se ha producido o intervenido. Contemplar el uso de edificio en construcción.
-          Recoger mediante epígrafes protocolizados los otros servicios públicos o privados que han intervenido o presentes en la intervención.
-          Recoger los datos de personas rescatadas, evacuadas, atendidas y realojadas (al menos la cantidad).
                                        

Incendio

En caso de incendio, se debería recoger siempre con la mayor precisión posible:

-          La determinación del punto de origen, en que espacio, local o habitación del edificio se ha originado.
-          Las posibles causas del origen del incendio (Aunque no haya certeza de las mismas, se deben indicar las hipótesis más probables). Si hay duda entre dos posibles causas nada nos impide recoger esa duda por escrito, al menos así se descartan todas las otras causas imposibles.
-          El aparato que presuntamente haya podido provocar el incendio.
-          El material combustible que ha entrado en ignición.
-          Las circunstancias que hayan podido contribuir a la propagación. (Desorden o acumulación -síndrome de Diógenes-, inexistencia de puertas, falta de sistemas de PCI, materiales combustibles presentes, etc.).   

Partes adicionales

-          En caso de la existencia de víctimas -lesionadas o muertas- debería realizarse un parte complementario más completo que no sea necesario cumplimentar en todos los demás casos (en caso de incendio y de otro tipo de intervenciones).

-          En caso de accidente del personal propio: un parte complementario de accidente. 

Otros

También se debería recoger en el parte:

-          Si se debe avisar a otro servicio público, sanidad, policía, acción social, etc., para comunicar cualquier incidencia que les afecte a ellos.

-          Imágenes fotográficas. Sería un gran avance la incorporación de imágenes fotográficas al parte de intervención.

La segunda parte de este artículo tratará del parte específico o informe complementario cuando haya víctimas de incendio.  

(1)   Las recomendaciones de este artículo valen tanto para los servicios de bomberos como para las intervenciones similares de protección civil.

Fecha de publicación, 11 de junio, 2015.

Transparencia en la Administración

Hace poco en un debate sobre los valores en la administración pública defendía que la transparencia en la Administración no debiera ser considerada como un valor sino como un requisito esencial. En un paralelismo con el fútbol exponía que la transparencia debía ser como o el alumbrado -natural o artificial- pues sin luz no se puede jugar. 

Estaba pensando en profundizar en este asunto cuando he visto que este martes el gobierno vasco ha aprobado el anteproyecto de la  Ley de administración pública de Euskadi, que es de suponer que pronto  imitarán otras administraciones. Además el Gobierno vasco anuncia que creará la Agencia Vasca de Transparencia.

Ley de transparencia
Os quiero llamar la atención sobre cómo esta Ley regula la “Transparencia” en todo el Título IV, en 26 artículos desarrollados en 15 páginas. La intención me parece excelente. La exposición, muy didáctica, que reproduzco, es ¡Genial!, me parece “cum laude”:

Artículo 84.- Transparencia e información pública.

1.- La transparencia como principio de funcionamiento de la Administración Pública Vasca en su relación con la ciudadanía exige que la información puesta a su disposición sea de la más alta calidad, esto es, que sea veraz, clara, coherente, oportuna en el tiempo, materialmente relevante, estructurada, concisa, entendible, completa, segura, de fácil acceso, multicanal, comparable, multiformato, interoperable y reutilizable en los términos establecidos legalmente. 

No tenemos en España experiencia para valorar esto, o al menos yo no la tengo. Estamos avanzando por un terreno inexplorado. Deseo que lo hagamos bien y ojalá que se cumpla sin trampas. Mi primera reflexión es preguntarme porque no tenemos leyes como esta desde hace varias décadas. Cuando entramos en la Unión Europea ya otros países tenían leyes similares y no alcanzo a comprender por qué no fue un referente para nuestros gobernantes. Me cuesta asimilar que uno tenga un automóvil de lujo y viva en una mísera cabaña y de la misma forma no entiendo como nuestros gobiernos apuestan y gastan para que nuestros equipos de fútbol compitan en la “Champions League” mientras nuestra administración y nuestros derechos ciudadanos no pueden jugar en las primeras divisiones europeas.

Transparencia y corrupción
Quizás sea un iluso, pero pienso que, aún sin Ley, con un ejercicio exquisito de la transparencia, se podrían haber evitado muchos de los escándalos de corrupción que tanto preocupan ahora a los españoles. Aunque deberíamos ser conscientes que la corrupción es un problema oculto que lleva décadas con nosotros (quién analice las encuestas del Centro de Investigaciones Sociológicas -CIS- de los últimos años, podrá detectar bajo que otros problemas se encontraba camuflado o lo tenían escondido y por ende, nos hacían mirar para otro lado).

De la misma forma que Taylor hace más de 100 años, experimentó que aumentando el alumbrado en los puestos de trabajo se aumentaba la producción en una fábrica, creo que aumentando la transparencia en la administración aumentará la democracia y la participación ciudadana y disminuirá la corrupción.

Transparencia y funcionarios
No obstante, quiero añadir que la transparencia o la falta de ella no es solo una cuestión de los políticos, es una mala costumbre de profundas raíces entre el funcionariado. Se ha transmitido a hierro y fuego de generación a generación, desde el tintero y plumilla, a la Olivetti y al ordenador, que “la información es poder” y la gran mayoría de los funcionarios son remisos a que se aireen los datos de su departamento  o unidad, que son los que le otorgan su status, su poder, su capacidad de influencia, la relevancia ante sus superiores, etc. Tan solo a final de año recogerán en la Memoria anual los datos que ellos quieren, los que realzan su actividad. Los mismos funcionarios que exigen que se hagan públicos los sueldos de los políticos o su patrimonio, no comparten que se haga lo mismo con sus datos más personales, como salario, jornada laboral, bajas, horas extras, productividad, etc., pues una gran mayoría del funcionariado arropado por el igualitarismo sindical imperante se encuentra muy cómodo en la situación actual de opacidad. Uno se pregunta cómo es posible que se mantengan vicios de la administración que ya denunciaba José de Larra hace dos siglos en su artículo “Vuelva usted mañana”, aunque con la versión actual, que consiste en decirle al ciudadano que «Eso no es aquí» y mandar al ciudadano a la ventanilla de otra Administración “competente”. Por eso, pienso, que para ser transparentes no hace falta solo una Ley, hace falta un cambio de mentalidad y cualquiera sabe que para eso hace falta una generación y un cambio de paradigma: entender e interiorizar que la información que manejamos en la administración no es nuestra, es de los ciudadanos.

De todas formas, estamos de enhorabuena, en este camino iniciado, solo podemos mejorar.

Publicado el 18 de julio de 2014